На позиции главного архитектора у меня было реально много задач, причем крайне разнообразных. Среди них - задачи по архитектуре, коммуникационные, процессные задачи, развитие команд и подчиненных и так далее. В какой-то момент я начал "захлебываться" от все увеличивающейся сложности и решил выработать для себя комфортный способ ведения всех задач.
Мой контекст “до”:
Попробовав несколько подходов, я пришел к следующему формату работы:
Мой контекст “до”:
- Задачи поступали из разных каналов: письма, сообщения, звонки, Jira
- Задачи могли быть как атомарными (взял и сделал), так и требующими длительного сопровождения (заключение договора с аутсорсинговой компанией)
- Задачи могли содержать чувствительную информацию, например, вопросы личного роста сотрудников, оценки их работы
- Задачи из разных категорий: архитектура, управление людьми, "директорские задачи" (то, что мы делаем в команде директоров разработки), задачи по платформе, личные задачи
- Приоритет задач: вне зависимости от того, кто мой руководитель, я всегда декларировал необходимость ведения приоритетов для каждой моей задачи
- Дедлайн задач: некоторые задачи могут не иметь высокий приоритет. Дедлайн может быть +2 месяца от момента получения задачи. Главное - это не потерять задачу.
Попробовав несколько подходов, я пришел к следующему формату работы:
▶️Канбан доска
Я использую Kanban доску в Notion, в которой выделены основные статусы:
Как выглядит доска:
- OPEN: своего рода бэклог. Сюда попадают все новые задачи
- ToDo: то, что я буду делать в ближайшее время
- In Progress: то, над чем сейчас работаю
- Waiting: те задачи, которые еще не выполнены, но я по ним ожидаю чего-то от кого-то
- Done: выполненные задачи.
Как выглядит доска:
Здесь стоит отметить следующее:
- В Notion нет возможности создать swimlanes, поэтому я сделал несколько досок с одинаковыми столбцами и расцветкой
- Статус Waiting - это просто находка. Я периодически прохожусь по этим задачам и проверяю, надо ли кого-то пингануть или нет. Сразу могу отметить, что спустя время мы в команде также внедрили этот статус, т.к. у моей команды бывают ситуации, когда задача "зависает" на обсуждении с кем-то или получении информации от кого-либо
- В самим задачах я прикладываю информацию, если необходимо. Например, последний апдейт или человек, от которого в данный момент я чего-то жду. Также сюда я прикладываю ссылки, например, страница с архитектурным решением или тикет в Jira.
▶️Процесс
Канбан доска - это только хранилище задач. Также необходимо с ней правильно работать.
Основные составляющие процесса:
✔️Каждый день с утра я проверяю задачи In Progress, Waiting, Todo: на основе этого строю планы на день.
✔️Каждую неделю я проверяю список задач, обновляю задачи в ToDo и Open, на основе этого строю недельные планы.
✔️Каждый месяц я делаю “генеральную уборку” доски: некоторые задачи становятся неактуальными, какие-то меняют свой приоритет.
Канбан доска - это только хранилище задач. Также необходимо с ней правильно работать.
Основные составляющие процесса:
✔️Каждый день с утра я проверяю задачи In Progress, Waiting, Todo: на основе этого строю планы на день.
✔️Каждую неделю я проверяю список задач, обновляю задачи в ToDo и Open, на основе этого строю недельные планы.
✔️Каждый месяц я делаю “генеральную уборку” доски: некоторые задачи становятся неактуальными, какие-то меняют свой приоритет.
▶️ Дедлайны и время
Для того, чтобы не забыть про задачи с дедлайном (вне зависимости от его близости), я добавлю себе в календарь задачи, о которых необходимо помнить. В зависимости от величины задачи я уменьшаю или увеличиваю время, которое остается до дедлайна. Такая задача также попадает в канбан доску, т.к. там я храню все вводные: требования, условия, формулировки задач.
Регулярные задачи у меня также находятся в календаре, в канбан они попадают на “временной” основе. Например, раз в квартал я формирую дайджест по работе своего департамента. Для этого у меня есть напоминалка в календаре: когда я вижу напоминание, я добавляю задачу себе в канбан и выполняю ее.
Итог
Спустя пару недель после того, как я внедрил этот формат работы, я почувствовал, что голова стала менее загруженной. Я уверен, что этому помогло отсутствие необходимости держать все в голове и страха, что я мог что-то забыть. Я всегда говорил и говорю, что голова не для того, чтобы помнить, а для того, чтобы думать.
Внедрение Kanban доски и упорядочение задач позволили мне улучшить управление своим временем и приоритетами. Вот основные моменты, которые стоит выделить:
✅Kanban-доска в Notion;
✅Статусы задач: Open, ToDo, In Progress, Waiting, Done;
✅Статус Waiting: помогает своевременно напоминать коллегам об ожидаемых действиях;
✅Регулярная работа с доской (ежедневно, еженедельно, ежемесячно);
✅Календарь для задач с дедлайнами и повторяющихся задач.
Внедрение этой системы позволило мне не только держать все задачи под контролем, но и значительно снизить стресс от их объема и разнообразия. Попробуйте этот подход в своей работе, и, возможно, вы также ощутите простоту и эффективность управления задачами.
Для того, чтобы не забыть про задачи с дедлайном (вне зависимости от его близости), я добавлю себе в календарь задачи, о которых необходимо помнить. В зависимости от величины задачи я уменьшаю или увеличиваю время, которое остается до дедлайна. Такая задача также попадает в канбан доску, т.к. там я храню все вводные: требования, условия, формулировки задач.
Регулярные задачи у меня также находятся в календаре, в канбан они попадают на “временной” основе. Например, раз в квартал я формирую дайджест по работе своего департамента. Для этого у меня есть напоминалка в календаре: когда я вижу напоминание, я добавляю задачу себе в канбан и выполняю ее.
Итог
Спустя пару недель после того, как я внедрил этот формат работы, я почувствовал, что голова стала менее загруженной. Я уверен, что этому помогло отсутствие необходимости держать все в голове и страха, что я мог что-то забыть. Я всегда говорил и говорю, что голова не для того, чтобы помнить, а для того, чтобы думать.
Внедрение Kanban доски и упорядочение задач позволили мне улучшить управление своим временем и приоритетами. Вот основные моменты, которые стоит выделить:
✅Kanban-доска в Notion;
✅Статусы задач: Open, ToDo, In Progress, Waiting, Done;
✅Статус Waiting: помогает своевременно напоминать коллегам об ожидаемых действиях;
✅Регулярная работа с доской (ежедневно, еженедельно, ежемесячно);
✅Календарь для задач с дедлайнами и повторяющихся задач.
Внедрение этой системы позволило мне не только держать все задачи под контролем, но и значительно снизить стресс от их объема и разнообразия. Попробуйте этот подход в своей работе, и, возможно, вы также ощутите простоту и эффективность управления задачами.
